กลยุทธการสื่อสารในองค์การ (อ.ดร.ฐิติรัตน์ ภู่กาญจน์) ครั้งที่ ๒ ว้นเสาร์ เช้า-บ่าย

บรรยาย ครั้งที่ ๒ วันที่ เสาร์ที่ ๘ ตุลาคม ๕๔

โดย อ.ดร.ฐิติรัตน์ ภู่กาญจน์

เรียบเรียงและสรุปคำบรรยายโดย อาณาจักร โกวิทย์

ช่วงเช้า

หลักการทำข้อสอบ
๑. วางหลักทฤษฎี หรือ อ้างอิงหลักการ
๒. อธิบายคำสำคัญแต่ละ keyword
๓. ยกตัวอย่างพร้อมทั้งอธิบายเหตุผลประกอบ.

ผลของการสื่อสาร

๑. การสื่อสารที่ใช้คำพูดและไม่ใช้คำพูด (วิธีการพูด น้ำเสียง จังหวะ ความเร็วสายตา สีหน้าความรู้สึก ฯลฯ)
๒. ความหมายที่เปิดเผยและอยู่ในสาร พิจารณาจากภาษาท่าทาง
๓. สถานภาพและการติดต่อสื่อสาร กล่าวคือสถานภาพของผู้ส่งสารและผู้รับสารมีผลต่อพฤติกรรมการสื่อสาร ทัศนคติ การแสดงความคิดเห็น การตีความเอง เช่นการสอนงาน – ความเกรงใจ (ความรุ้สึกเสียไปคืนมาได้ >>การพูดตรงๆ
๔. ช่องทางในการติดต่อสื่อสารในองค์การ

๔.๑. การติดต่อสื่อสารจากเบื้องบนสู่เบื้องล่าง
รูปแบบ การให้นโยบาย กฎ สิ่งจูงใจ คำแนะนำ การสั่งการ
๔.๒. การติดต่อจากเบื้องล่างสู่เบื้องบน
รูปแบบ รายงานการปฏิบัติการ การร้องเรียน ขอความช่วยเหลือ เสนอแนะ แสดงความคิดเห็น
หลักการ จริงแล้ว ช่องทาง ๔.๑. และ ๔.๒. เกิดขึ้นพร้อมๆกัน แล้วแต่หัวข้อ จังหวะ โอกาส
๔.๓. การสื่อสารตามแนวนอน
เกิดขึ้นระหว่างบุคคลที่อยู่ระดับเดียวกันตามสายบังคับบัญชา หรือ ระหว่างบุคคล ๒ คน ที่อยู่ระดับที่แตกต่างกันที่ไม่มีอำนาจหน้าที่โดยตรงต่อกัน
๔.๔. การติดต่อสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ
มีหน้าที่ช่วยรักษาความสัมพันธ์ของสมาชิกองค์การ สื่อสารข้อมูลส่วนบุคคล เล่าข่าวลือ คุณสมบัติที่สำคัญที่สุด คือ ความรวดเร็ว สิ่งที่ควรระวัง คือ ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ข่าลืออาจกระทบภาพลักษณ์บุคคล องค์การ ขึ้นอยู่กับข่าวลือ ลักษณะการติดต่อสื่อสารไม่เป็นทางการเกิดขึ้นบ่อย

ปัญหาการติดต่อสื่อสารที่ทำงานและการแก้ปัญหา

๑. มีความเข้าใจที่ไม่สมบูรณ์ โดยอาจเกิดจาก ลักษณะของผู้ส่งสารและผู้รับสาร ช่องทางการติดต่อสื่อสาร อาจเกิดขึ้นเช่น การขาดทักษะการติดต่อสื่อสาร ขาดทักษะการฟังที่ดี
ตย. บุคคลที่ระดับภาษาต่างกัน คือ อาจเกิดจากการสื่อสาร หรือ การฟัง การที่เราจะรู้ว่าดี หรือ ไม่ดี ดูได้จาก feedback หรือประสบการณ์
๒. การรับข่าวสารมากเกินไป

อาจขาดทักษะใน
 การกลั่นกรองข่าวสาร (เช่นการเมือง)
 แหล่งที่มาของข่าว(ความน่าเชื่อถือ)
 การจัดลำดับ คือ อะไรควร ไม่ควร โดยดูที่
• กระบวนการคิด
• ประสบการณ์
• Feedback จากคนรอบข้าง

แนวทางการแก้ไข

 การเพิ่มศักยภาพในการประมวลข้อมูลข่าวสาร โดยการให้อบรมทักษะในการวิเคราะห์ข้อมูล (การสัมมนา อบรม)
 การลดข่าวสาร
 ปรับช่องทางการสื่อสาร เพิ่ม/กระจายอำนาจในการตัดสินใจ ให้เจ้าหน้าที่ระดับล่างมากขึ้น โดยการตัดสินใจ โดยสมาชิกขององค์การทำให้รู้สึกดี มีผลต่อจิตวิทยามากขึ้น.
๓. การติดต่อสื่อสารจากเบื้องล่างสู่เบื้องบนไม่เพียงพอ
ผู้บริหารอาจไม่เข้าใจว่าพนักงานต้องการอะไรบ้างจากการทำงาน อาจทำให้เกิดความไม่เข้าใจและเชื่อใจ ระหว่างผู้บริหารกับพนักงานแล้วจะสร้างความเข้าใจและความเชื่อใจให้เกิดขึ้นได้อย่างไร
ถ้าเป็นระดับบริหาร อาจดูบุคลิกที่เขาเชื่อใจ ทางกลับกัน เราก็ทำให้เจ้านายเราเชื่อใจด้วย ดูพฤติกรรมและการส่งสารเอา
๔. การติดต่อสื่อสารจากเบื้องบนสู่เบื้องล่างไม่เพียงพอ
ผู้บริหารขาดทักษะในการสื่อสาร ไม่ตระหนักว่าข่าวสาร ข้อมูลจะช่วยให้พนักงานปฏิบัติงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

คำถามเราจะสร้างความเชื่อใจ อย่างไร (เจ้านาย)
 ต้องวิเคราะห์ เดาใจเจ้านาย >>> ดู feedback
 ความกระตือรือร้น
 การสั่งงานชิ้นแรก >>>กำลังทดสอบเรา


////////////////////

ช่วงบ่าย ทำกิจกรรม แบ่งกลุ่ม ๔-๕ คน

คำถาม: ให้เลือกปัญหาในการติดต่อสื่อสารในที่ทำงาน จากสมาชิกในกลุ่มมา ๑ เรื่อง และให้สมาชิกในกลุ่มอภิปราบและเสนอแนวทางแก้ไข


วัฒนธรรมองค์การ

วัฒนธรรมองค์การ เกิดขึ้นเมื่อมีคนมาแลกเปลี่ยนกัน
- Frame of reference หมายถึง ภาษา ความเชื่อ การตีความ การทำความเข้าใจของประสบการณ์
- เราถูกเบาหลอมถูกปัจจัยทางวัฒนธรรม
- คนเรามีความเชื่อ ค่านิยม >>>ตีกรอบสังคมวัฒนธรรม>>>จะเกิดพฤติกรรมรวมในสังคม ที่มีลักษณะคล้ายๆกัน

วัฒนธรรมองค์การมี ๒ ด้าน คือ
๑. ระดับตัวบุคคล
๒. ระดับองค์การ

วัฒนธรรมที่สะท้อนออกมา เช่น พิธีกรรม การเฉลิมฉลอง ตำนาน)
เช่นใน Devcom ทุกคนมีความเชื่อ ค่านิยมต่างกัน

วัฒนธรรมองค์การพบแรก > ผู้ก่อตั้ง/ผู้บริหารระดับต่างๆ เรื่องราวจากผู้บริหารมีนัยยะ เช่น การปฐมนิเทศ บอกข้อมูลองค์การ สร้างบันดาลใจ แรงจูงใจ(ผู้บริหารก้าวสู่ระดับบริหารอย่างไร) หรือ ในบริษัทให้คนมาเล่า โดยมีประเด็นที่น่าสนใจ

ที่มาของวัฒนธรรมองค์การ

๑.องค์การระดับใดก็ตามไม่ได้อยู่ลำพัง อยู่ท่ามกลางบริบทของสังคม ได้มาจากบริบททางสังคม หรือวัฒนธรรม
ตย. การทำงานกับคนไทย ร่วมกับต่างชาติ ก็อยู่บนกรอบวัฒนธรรม กล่าวคือดูบริบทของสังคม ถ้าอยู่เมืองไทยก็ต้องอยู่กรอบแนวคิด
วัฒนธรรมไทย

วัฒนธรรมส่งผลต่อโครงสร้างที่เกิดขึ้นในสังคมไทย
๑. ความเกรงใจ
๒. การไม่ชอบเสียหน้า
๓. ความสัมพันธ์ที่ราบรื่น
๔. ให้ความสำคัญเรื่องความเหมาะสม >> ครอบคลุมทั้งการสื่อสารวัจนภาษาและอวัจนะภาษา
๕. เคารพในอำนาจหน้าที่ / อาวุโส
๖. ความมีน้ำใจ
๗. ไม่ชอบอะไรที่แตกแยก

ลักษณะสังคมไทย (Thai societal characteristics )
๑. ความไม่เท่าเทียมกัน
เป็นเรื่องที่มีอยู่ในสังคมไทยยอมรับได้
- สังคมไทยให้อำนาจผู้อาวุโส
- ความเท่าเทียมสะท้อนการสื่อสาร >>ระดับภาษา เช่น ผม เธอ ฉัน ฯลฯ
๒. ค่อนข้างให้ความสำคัญของกลุ่มพวกมากกว่า หรือให้ความสัมพันธ์คนใกล้ชิด
- นำมาซึ่งปัญหาการเปลี่ยนงานย้ายงานสูง
๓. ความสัมพันธ์ วิตก กังวน สมาชิกสังคมนั้น / อะไรไม่ชัดเจน เช่น การไปพบผู้ใหญ่ เราต้องเตรียมตัว ส่งผลต่อพฤติกรรมการสื่อสาร
- มีลักษณะที่เป็นค่อนข้างมาก
- ความแตกต่างเป็นเรื่องที่เราควรหลีกเลี่ยง
๔. บทบาทผู้ชายผู้หญิง
- สังคมไทย บทบาทชายเป็นผู้นำ เป็นผู้ให้
- พฤติกรรมการสื่อสารส่วนใหญ่ชายเข้มแข็ง หญิง อ่อนโยน

๒.จุดมุ่งหมาย เนื้องานวัตถุประสงค์ >>> วัฒนธรรมองค์การหล่อหลอมพฤติกรรมในองค์การ

๓.ความเชื่อ/วิสัยทัศน์ผู้ก่อตั้ง


โครงสร้างของวัฒนธรรมองค์การ

๑. เพื่อให้สมาชิกรู้ว่าเขาควรมีพฤติกรรมอะไรบ้าง เช่น สถาบันการศึกษา วัตถุประสงค์หลักเพื่อการเรียนการสอน >>จะต้องไม่เป็นธุรกิจมากเกินไป หรือเอกชน ก็จะกำหนดเวลา เข้า – ออก งาน ดังนั้นเวลาการทำงานก็จะเข้ากำหนดรูปแบบการดำเนินชีวิต
๒. เพื่อให้ทำตามหน้าที่ของตนเอง โดยเก็บอารมณ์และเรื่องส่วนตัวไว้
๓. ออกกฎต่างๆ ในบริบทต่างๆ เช่น การเซ็นชื่อ เข้าออก
- การใช้วัฒนธรรมบอกทีมงาน เช่น นามบัตร สีเสื้อ
- ใช้วัฒนธรรมบอกให้ทราบว่าเราจะเรียนรู้อย่างไรบ้าง เช่น เรารู้ KFC Mc เราต้องรู้เมนูอาหาร เข้าใจหมายถึงอะไร หรืออาจเป็นศัพท์เฉพาะ
- ใช้วัฒนธรรมแก้ปัญหา >> ใช้ประสบการณ์วัฒนธรรม แก้ปัญหาแนวทางปฏิบัติที่เคยได้เรียนรู้ผ่านปัญหามา
- การใช้วัฒนธรรมเพื่อผลผลิตองค์การ เช่น ตั้งเกณฑ์ทำยอดขาย และวจะได้รางวัลฯลฯ คือเพื่อทำให้เขาทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ศัพท์ทางวัฒนธรรม
๑. The nation of subculture
๒. Communication as a couture creating/ re creating process

รูปแบบการสื่อสารวัฒนธรรมองค์การ

๑. ภาษาที่ใช้ เช่น มหาวิทยาลัย มีคำว่าพี่รหัส
๒. ตำนาน เรื่องเล่า >>เช่น คนเรียนป่าไม้ ย่อมพูดถึง สืบนาคะเสถียร
๓. พิธีกรรม เช่น Mk มีการเต้นของพนักงาน คือการถ่ายทอด มีกิจกรรมร่วมกัน เดินทิศทางเดียวกัน ลดแรงเสียดทาน >>> กฎระเบียบอาจเป็นแรงเสียดทาน จะทำอย่างไรให้เป็นแรงขับเคลื่อน?
ติดต่ออาจารย์ : E-mail : thiti77@gmail.com


นั่งสรุปริมสระข้างอาคารกิจกรรมนักศึกษา เสียงดังหน่อย เหม็นบุหรี่แต่ก็พอทน...เพราะสถานที่มีไฟฟ้าเชื่อมคอม..:)